Du bereust kein Meeting, an dem du nicht teilgenommen hast – das werden wir ändern!

Wenn ein Meeting beginnt, kommt in manchen Organisationen das Überraschungselement ins Spiel. Die Teilnehmer*innen purzeln nacheinander im Fünf-Minuten-Takt herein. – Wer kennt das nicht? Die meisten von uns haben schon einmal solch ein Szenario erlebt. Und genau hier beginnt das Dilemma.

Warum tun wir uns das an?

Meetings bieten oftmals die banalen Momente in Unternehmen, in denen Ideen und Strategien geboren, und Entscheidungen getroffen werden. Es sind Blocker im Kalender, die – richtig gehandhabt – das Potenzial haben, Spaß zu machen, zumindest aber die Effizienz Ihres Arbeitsalltags zu unterstützen. Also brauchen wir mehr von diesen banalen Momenten. Allerdings nicht an Stück und Zeitaufwand, nein, bloß nicht. Vielmehr brauchen wir mehr Vorarbeit, bessere Durchführung und eine ergebnisorientierte Nachbereitung. Wir brauchen einen Moderator.

Warum gehen wir lieber zum Zahnarzt als zu so manchem Meeting?

Die Realität ist: Der Beginn eines typischen Meetings ist oft chaotisch. Nicht alle kommen pünktlich. Es wird gewartet. Wichtige Punkte werden oft zu spät oder gar nicht besprochen. Dazu kommen die häufigen Abschweifungen von der Agenda – und plötzlich befinden sich alle in einer Diskussion über ein völlig anderes Thema. Das eigentliche Ziel des Meetings gerät in den Hintergrund.

Was nun, wenn du in einem Meeting sitzt und denkst: „Hier läuft etwas schief“? Es könnte an den typischen Problemen liegen, die diese Zusammenkünfte oft plagen. Aber – und das ist die gute Nachricht – es gibt Lösungen. Und diese beginnen oft mit einer professionellen Moderation.

Die Frage ist also nicht, ob wir uns ändern können, sondern wie. Dieses "Wie" beginnt mit dem Verständnis von Rolle und Nutzen einer Moderation. Also legen wir genau da los!

Warum wir uns bei mandelkow[+] für einen festen Moderator entschieden haben - und Ihr das vielleicht auch tun solltet

Einer der kritischen Aspekte beim Aufbau eines jungen Unternehmens besteht darin, effizient und effektiv zu sein. Meetings können zu einem großen Zeitfresser werden, besonders wenn sie unstrukturiert ablaufen. Als wir zusammenkamen am ersten Tag nach der Gründung von mandelkow[+], wollten wir in vielen Bereichen alles anders machen als wir es kannten. Da die ersten 4 Wochen nach Firmenstart eigentlich ein großes Meeting mit kurzen Arbeitspausen war, haben wir dort zuerst angesetzt.

Unsere Erfahrung bei mandelkow[+]

Vor dem Einsatz des Moderators

Frühere Meetings waren, gelinde gesagt, suboptimal. Oft ließen wir uns von Kleinigkeiten ablenken, verloren uns in Detailfragen und endeten mit unspezifischen Phrasen wie "kommt drauf an" oder "man müsste mal". Dieser Mangel an Klarheit und Handlungsfähigkeit war für uns ein echter Engpass. Wir sind ein junges Unternehmen und Zeit ist für uns wertvoll, besonders wenn sie produktiv genutzt wird.

Der Wendepunkt

Unsere Motivation, Dinge zu verändern, war einfach: Wir müssen effizient arbeiten, um Geld zu verdienen. Unproduktive Meetings standen dem im Weg. Interessanterweise kam der Vorschlag, Moderation einzuführen, direkt aus unserem Team.

Die Veränderung

Seitdem wir einen festen Moderator haben (ja, es ist ein Mann, daher gendern wir in diesem Beispiel nicht), hat sich die Art und Weise, wie wir Meetings abhalten, deutlich verändert. Die Gespräche sind zielgerichteter, Entscheidungen werden schneller getroffen und am Ende eines Meetings weiß jeder genau, welche Aufgaben sie hat und für welche Ergebnisse er verantwortlich ist. Zudem sind wir disziplinierter geworden, was den zeitlichen Rahmen unserer Treffen angeht. Ein Bonus: Die Hausaufgaben im Vorfeld der Meetings haben die Qualität unserer Diskussionen enorm verbessert. Anstatt erst im Meeting über eine Frage nachzudenken, sind wir vorbereitet und können uns auf den wesentlichen Inhalt konzentrieren.

Die Reaktion

Die Reaktionen auf diesen Wandel waren durchweg positiv. Niemand möchte seine Zeit in einem Meeting verschwenden, bei dem er nicht versteht, warum er dort ist. Diese Frustration haben wir erheblich reduziert. Und während es anfangs für einige eine Umstellung war, "Hausaufgaben" für Meetings zu bekommen, hat sich die Einstellung schnell geändert, als die Vorteile offensichtlich wurden.

Blick in die Zukunft

Unsere positive Erfahrung hat uns dazu inspiriert, dieses Modell auch in unseren Kundeninteraktionen einzusetzen. Wir sind zuversichtlich, dass es ebenso positive Auswirkungen auf wichtige Treffen wie Kundenworkshops haben wird.

Wenn wir uns einen Rat erlauben dürfen…

Basierend auf unserer Erfahrung bei mandelkow[+]: Überlegt euch, eine feste Moderation mit klaren Rechten und Pflichten für eure Meetings einzusetzen. Sie ermöglicht einem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, entlastet Führungskräfte und sorgt für produktivere Meetings. In jedem Unternehmen, in dem Zeit ein knappes Gut ist, kann Moderation einen echtne Unterschied machen.

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Das Toolkit für effektive Meetings - Was eine gute Moderation ausmacht

Hier sind die wichtigsten Strategien und Werkzeuge, die jede Moderation nutzen sollte, um Meetings produktiv und ergebnisorientiert zu gestalten. Alle davon nutzen wir übrigens auch bei mandelkow[+].

Vorbereitung und Nachbereitung – wie kann das aussehen?

Zielsetzung und Erwartungen klären

Bevor ein Meeting stattfindet, sollte der/die Moderator*in in Abstimmung mit den Verantwortlichen die Agenda festlegen. Dies beinhaltet Fragen wie: Was ist das primäre Ziel dieses Meetings? Was wäre ein Indikator für ein erfolgreiches Meeting? Gibt es besondere Einschränkungen oder Rahmenbedingungen?

Vor dem Meeting:

Eine gute Moderatorin weiß, dass die wirkliche Arbeit oft vor dem eigentlichen Meeting beginnt. Durch die Verteilung von "Hausaufgaben" im Voraus, wie das Lesen von Materialien oder das Nachdenken über bestimmte Fragen, kann sichergestellt werden, dass jeder Teilnehmer vorbereitet ist und wertvolle Beiträge leisten kann.

Nach dem Meeting:

Ein effizientes Meeting endet nicht, wenn alle den Raum verlassen. Der/die Moderator*in sollte sicherstellen, dass klare Arbeitsaufträge verteilt werden, Verantwortlichkeiten festgelegt sind und Deadlines gesetzt werden.

Raum für alle Stimmen

Ein*e Moderator*in muss sicherstellen, dass jeder die Chance hat zu sprechen und dass alle Meinungen berücksichtigt werden. Das bedeutet manchmal, dominantere Persönlichkeiten zu bremsen und introvertiertere Teammitglieder zu ermutigen.

Vermeidet die „Death by PowerPoint“-Falle

Präsentationen können hilfreich sein, aber sie sollten nicht dominieren. Der/die Moderator*in sollte sicherstellen, dass Slideshows und andere Hilfsmittel nur zur Unterstützung verwendet werden und nicht als Ersatz für echte Diskussionen.

Trennt Diskussion von Entscheidungsfindung

Nicht jedes Meeting muss zu einer Entscheidung führen, und das ist in Ordnung. Der Schlüssel ist, dass alle wissen, ob es sich um ein Diskussions- oder Entscheidungsmeeting handelt.

Konjunktiv vermeiden – klarer Handlungsbedarf

Sätze wie "wir sollten" oder "man müsste" sind kontraproduktiv. Eine gute Moderation muss sicherstellen, dass Phrasen vermieden werden und stattdessen klare und konkrete Schritte definiert werden.

Check-In und Check-Out nutzen: Den Puls des Teams fühlen

Check-In

Zu Beginn eines Meetings kann ein kurzer Check-In helfen, den aktuellen Gemütszustand des Teams zu erfassen und eventuelle Bedenken oder Anliegen zu identifizieren.

Beispiel Stimmungsbarometer

Ziel: Erfassen des aktuellen Gemütszustands jedes Teilnehmers und Einrichten eines offenen Kommunikationsraums.

Durchführung

1. Jede*r Teilnehmer*in erhält zu Beginn des Meetings eine Karte oder einen kleinen Zettel, bei digitalen Meetings kann man den Chat nutzen

2. Alle zeichnen auf, wie er oder sie sich gerade fühlt, oder schreibt ein Stichwort dazu. Das kann ein Smiley sein, eine Wetterlage (z.B. sonnig, bewölkt, stürmisch) oder jedes andere Symbol, das den eigenen Zustand gut darstellt

3. In einer schnellen Runde teilen alle ihre Zeichnung mit dem Team und geben einen kurzen Kommentar dazu ab. Dies sollte nicht länger als 30 Sekunden pro Person dauern

4. Der/die Moderator*in sammelt die Karten als visuellen Indikator für das Teamgefühl.

Nutzen: Dieses einfache Ritual ermöglicht es, Spannungen, Vorfreuden oder Bedenken frühzeitig zu erkennen und schafft eine vertrauensvolle Atmosphäre.

Check-Out:

Am Ende des Meetings sollte ein kurzes Check-Out durchgeführt werden, bei dem jeder kurz Feedback gibt und festgestellt wird, ob die Ziele des Meetings erreicht wurden.

Beispiel Zielerreichungs-Spiegel

Ziel: Überprüfen, ob die Ziele des Meetings erreicht wurden und Feedback für zukünftige Meetings sammeln.

Durchführung

1. Der/die Moderator*in wiederholt kurz das Hauptziel des Meetings

2. Alle Teilnehmenden geben auf einer Skala von 1-10 an, wie gut er oder sie findet, dass dieses Ziel erreicht wurde. Dabei steht 1 für "gar nicht erreicht" und 10 für "vollständig erreicht"

3. Die Teilnehmer*innen teilen kurz mit, warum sie diese Zahl gewählt haben und was ihrer Meinung nach in zukünftigen Meetings verbessert werden könnte

4. Der/die Moderator*in notiert die Vorschläge zur Verbesserung und stellt sicher, dass diese in die Planung für zukünftige Meetings einfließen.

Nutzen: Durch diesen Check-Out wird sofort sichtbar, wo das Meeting erfolgreich war und wo mögliche Optimierungspotenziale liegen. Es fördert die Eigenverantwortung und das Bewusstsein jedes Einzelnen für den Beitrag zum Meeting-Erfolg.

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Der Weg zu effektiven Meetings: Schritt-für-Schritt

Nachdem wir uns die Probleme konventioneller Meetings und die Bedeutung einer Moderation angeschaut haben, kommen wir nun zu den Kernstrategien. Wie verwandelt man Meetings von produktivitätsmordenden Zeitfressern in ergebnisorientierte Lösungsmaschinen?

Das Fundament: Die richtige Einstellung

Bevor man sich auf Techniken und Strategien stürzt, ist es entscheidend, die richtige Grundeinstellung zu finden. Meetings sollten nicht als notwendiges Übel betrachtet werden, sondern als Chance zur gemeinsamen Problemlösung, kreativen Ideenfindung und Entscheidungsfindung.

Intrinsisch vs. Extrinsisch: Denkt daran, dass interne Motivation oft mächtiger ist als externe Belohnungen. Das Bewusstsein, dass ein Meeting echte Ergebnisse liefern kann, ist oft Belohnung genug.

Zielorientierung: Ein Meeting ohne klare Ziele ist wie ein Schiff ohne Kompass. Stellt sicher, dass jedes Meeting klar definierte Ziele hat und dass diese Ziele allen bekannt sind.

Vorbereitung ist der Schlüssel

Wie das alte Sprichwort sagt: "Eine Stunde Vorbereitung kann zehn Stunden Ausführung sparen".

Agenda: Stellt sicher, dass die Agenda im Voraus festgelegt und an alle verteilt wird. So können sich die Teilnehmer darauf vorbereiten.

Ressourcen: Gibt es spezielle Ressourcen, Dokumente oder Informationen, die im Voraus gelesen werden sollten? Verteilt sie rechtzeitig inklusive notwendiger Arbeitsanweisungen.

Die richtigen Teilnehmer: Überlegt genau, wer am Meeting teilnehmen soll. Ein Meeting mit den falschen Teilnehmern wird selten die gewünschten Ergebnisse liefern.

Die Durchführung: Struktur trifft auf Flexibilität

Ein effektives Meeting ist wie ein gut choreographierter Tanz: Es braucht Struktur, aber auch die Freiheit, sich den Gegebenheiten anzupassen.

Zeitmanagement: Setzt klare Zeitlimits (auch Timeboxes genannt) und haltet euch daran. Eine gute Moderation wird entscheidend dazu beitragen, das Tempo zu halten.

Aktives Zuhören: Stellt sicher, dass alle Teilnehmer*innen gehört werden und dass aktives Zuhören praktiziert wird.

Feedback-Schleifen: Baut kurze Feedback-Schleifen in jedes Meeting ein, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und sich verstanden fühlen.

Der Abschluss: Ergebnisse und nächste Schritte

Wie ein Meeting abschließt, macht den Unterschied aus zwischen „war produktiv“ und „gut angefangen und brutal nachgelassen“.

Zusammenfassung: Fasst die wichtigsten Ergebnisse und Entscheidungen des Meetings zusammen.

Aufgabenverteilung: Stellt sicher, dass klare Aufgaben verteilt sind und dass alle genau wissen, was von ihnen erwartet wird.

Feedback: Nehmt euch ein paar Minuten Zeit, um Feedback zum Meeting selbst zu sammeln. Was hat gut funktioniert? Was könnte besser sein?

Ein Meeting ist mehr als ein Blocker im Kalender. Es ist eine Gelegenheit, als Team zusammenzuarbeiten, Herausforderungen zu überwinden und echte Fortschritte zu erzielen. Mit der richtigen Struktur, Vorbereitung und Durchführung werden eure Meetings eine echte Waffe sein, statt im schlimmsten Fall ein Ärgernis.

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Den Erfolg messen: Meetings bewerten macht Sinn!

Ein systematischer Ansatz zur Verbesserung der Meeting-Effizienz beginnt mit der Messung und Bewertung. Was nicht gemessen wird, wird oft übersehen oder nicht verbessert. Und was nicht verbessert wird, wird uns irgendwann nerven. Da müssen wir ehrlich zu uns sein.

Quantitative Metriken

Quantitative Messungen bieten konkrete Daten, um Fortschritte (oder deren Fehlen) leicht zu erkennen.

Dauer des Meetings: Bleibt Ihr innerhalb des festgelegten Zeitrahmens? Ein wiederkehrendes Überziehen kann auf mangelnde Effizienz hinweisen. Es kann aber auch sein, dass es einen Themenstau gibt, der mit Meetings allein nicht abzuarbeiten ist. Oder dass es Redebedarf im Team gibt. Oder, oder, oder. Ohne Messung keine sinnvollen Fragen…

Aktionspunkte: Wie viele konkrete Aktionspunkte wurden aus dem Meeting gezogen? Eine hohe Anzahl kann ein Indikator für Produktivität sein, es sei denn, sie sind unklar oder nicht umsetzbar.

Teilnehmerbewertung: Eine kurze Umfrage nach jedem Meeting kann ein Gefühl dafür geben, wie die Teilnehmenden das Meeting einschätzen.

Qualitative Bewertung

Manchmal sind die wichtigsten Erkenntnisse nicht in Zahlen auszudrücken.

Zielerreichung: Wurden die festgelegten Ziele des Meetings erreicht?

Teilnehmerengagement: Fühlten sich alle Teilnehmenden beteiligt und engagiert? Oder gab es Anzeichen von Desinteresse oder Ablenkung?

Feedback-Sessions: Regelmäßige, offene Diskussionen über das Format und die Struktur von Meetings können wertvolle Einblicke liefern, die Umfragen oder Daten nicht bieten.

Langzeitbewertung

Die Wirkung effektiver Meetings geht über das unmittelbare Ergebnis hinaus.

Umsetzung von Aktionspunkten: Wie viele der festgelegten Aktionspunkte werden tatsächlich in die Praxis umgesetzt? Ein hoher Umsetzungsgrad deutet auf die Relevanz und Klarheit der im Meeting getroffenen Entscheidungen hin.

Verbesserungen über die Zeit: Werden Meetings im Laufe der Zeit effizienter? Oder gibt es wiederkehrende Probleme?

Der kontinuierliche Verbesserungszyklus

Die Bewertung von Meetings sollte kein einmaliges Ereignis sein, sondern Teil eines fortlaufenden Zyklus. Dieser Zyklus aus Bewertung, Reflexion und Anpassung sorgt dafür, dass Meetings stetig besser werden und den sich ändernden Anforderungen eures Unternehmens entsprechen.

Die Kunst der Bewertung liegt darin, den richtigen Mix aus quantitativen und qualitativen Methoden zu finden und diese Daten dann zu nutzen, um echte und dauerhafte Verbesserungen vorzunehmen. Nur so kann man sicherstellen, dass Meetings ihren vollen Wert entfalten.

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Moderation kann jeder: Tipps und Tricks für den Einstieg

Wie verwandelt man Mitarbeitende in effektive Moderator*innen? Man fängt bei den Basics an und lässt sie von da an machen.

Die richtige Einstellung entwickeln

Die effektivste Moderation entsteht nicht aus Autorität, sondern aus der Bereitschaft, den Raum für andere zu öffnen.

Moderation ist neutral: Ihr Hauptziel ist es, den Ablauf zu leiten, nicht den Inhalt zu bestimmen.

Moderation vertraut dem Prozess: Die Struktur und Richtlinien, die man als Moderator*in festlegt, sind da, um allen zu helfen. Das muss man kommunizieren. Die Teilnehmer werden es aber erst wirklich verstehen, wenn sie es das erste mal erleben.

Der Werkzeugkoffer

Gute Handwerker*innen sin nur so gut wie seine/ ihre Werkzeuge. Hier sind einige, die jede gute Moderation nutzt.

Timer: Ein einfacher Timer kann dabei helfen, das Meeting auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass alle Punkte in der vorgegebenen Zeit behandelt werden.

Agenda: Ein klarer Plan erleichtert die Führung und hilft, Ablenkungen zu vermeiden.

Feedback-Methoden: Sei es durch Handzeichen oder spezielle Apps, Feedback-Methoden ermöglichen es, den Puls des Raumes zu fühlen und entsprechend zu handeln.

Whiteboard (on- und offline): Ein Whiteboard mit Stiften und Post-Its ermöglicht wirklich effektives und kreatives arbeiten.

Aktives Zuhören: Gute Moderator*innen zeigen den Sprechenden durch Körpersprache und Rückmeldungen, dass sie ihnen volle Aufmerksamkeit schenken.

Zusammenfassen: Ein regelmäßiges, kurzes Resümee kann Klarheit schaffen und sicherstellen, dass alle auf derselben Seite sind.

Schwierige Situationen meistern

Nicht jedes Meeting wird reibungslos verlaufen. Eine effektive Moderation, löst Herausforderungen auf.

Neutral bleiben: Bei Meinungsverschiedenheiten ist es wichtig, dass der/die Moderator*in keine Partei ergreift und stattdessen den Raum für konstruktive Diskussionen öffnet.

Eskalationswege kennen: Wenn ein Konflikt nicht gelöst werden kann, sollte der/die Moderator*in wissen, wie und wann die Diskussion auf einen anderen Kanal zu einem späteren Zeitpunkt verlagert wird.

Ständig lernen und wachsen

Moderation ist eine Fähigkeit die man lernen kann. Es gibt immer Raum für Wachstum und Entwicklung.

Feedback einholen: Nach jedem Meeting Feedback von Teilnehmenden zu sammeln, kann helfen, Stärken und Schwächen zu erkennen.

Fortbildung: Workshops, Seminare oder einfache Bücher können neue Perspektiven und Techniken bieten, um die Fähigkeiten zu verfeinern.

Die Fähigkeit zur Moderation ist nicht auf eine ausgewählte Gruppe von Menschen beschränkt. Mit den richtigen Werkzeugen, der richtigen Einstellung und einer kontinuierlichen Lernbereitschaft kann jede*r diese wertvolle Fähigkeit erwerben und perfektionieren.

Etwas Pathos zum Abschied: Eure Meetings, euer Wandel

Jetzt seid ihr an der Reihe. Unsere Erkenntnisse, Beispiele und Werkzeuge liegen parat. Wartet nicht auf den perfekten Moment oder die perfekte Gelegenheit, denn die beste Zeit, eine Veränderung herbeizuführen, ist immer jetzt.

Beginnt mit einem Meeting, vielleicht sogar mit dem nächsten. Lasst euch nicht von Stolpersteinen entmutigen; der Weg zu effizienten Meetings ist ein stetiger Prozess des Lernens und Optimierens. Richtig nice Meetings sind nur einen ersten Schritt entfernt.

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Über mandelkow[+]

Wir sind die Experten für Immobilien der Sozialwirtschaft und Wohlfahrt. Denken Sie an Kindergärten, Altersheime, Krankenhäu- ser, Hospize ….

In drei Bereichen helfen wir unseren Partnern dabei, das Beste aus ihren Immobilien zu holen: Immobilienbestand neu denken, Geplantes plausibilisieren und im Rahmen von Aufgaben, die das Tagesgeschäft erschweren, unterstützen.

Dabei kreisen unsere Projekte verlässlich wiederkehrend um Themen wie Rentabilität, Nachhaltigkeit, langfristige Strategie und Finanzierbarkeit - um die großen 4 zu nennen.